Qu'est-ce que la freinte de stock ? Causes et calcul

Avez-vous déjà eu l'impression que des produits disparaissaient sans avoir été vendus ? Vous ne l'imaginez pas.

Cette perte silencieuse s'appelle la freinte de stock, et elle peut tranquillement coûter à votre entreprise plus que vous ne le pensez.

Qu'il s'agisse de voleurs à l'étalage sournois, de vols internes ou de simples erreurs de lecture, la perte de stock est le tueur de profit silencieux que la plupart des entreprises sous-estiment. Elle se manifeste par des stocks manquants, des données non concordantes et des manques à gagner inattendus, et les coûts s'accumulent rapidement.

Dans ce blog, nous expliquons ce qu'est la démarque inconnue, comment la calculer et, surtout, comment la technologie d'aujourd'hui, de la RFID aux applications mobiles en passant par la vidéosurveillance à distance, vous aide à la détecter.

Que vous gériez un entrepôt, une surface de vente ou un centre de distribution, il s'agit d'un problème que vous pouvez anticiper.

Entrons dans le vif du sujet.

Qu'est-ce que la freinte de stock ?

La définition de la freinte de stock c'est lorsque le stock figurant dans vos registres ne correspond pas à ce qui se trouve réellement sur vos étagères. 

La freinte peut revêtir de nombreuses formes : erreurs administratives, gaspillage, erreurs des fournisseurs ou non-concordance des données. Toutefois, lorsque l'on fait le bilan, les pertes les plus importantes sont celles qui sont liées à l'utilisation de la technologie de l'information. cause du rétrécissement reste le vol. 

La freinte apparaît sous diverses formes, notamment des erreurs administratives, des détériorations, des erreurs du fournisseur ou des données non concordantes. Les responsables d'entrepôts indiquent souvent que les stocks mal placés et les retards de mise à jour des systèmes sont des causes courantes d'écarts d'inventaire.

"Selon les responsables d'entrepôts, les stocks mal placés et les retards de mise à jour des systèmes sont les causes les plus courantes des écarts d'inventaire.

Parfois, il s'agit de voleurs à l'étalage. Souvent, ce sont les employés. Dans d'autres cas, il s'agit de lacunes dans les livraisons des fournisseurs ou de systèmes qui ne signalent pas les problèmes assez rapidement. Quelle que soit l'étiquette, la démarque inconnue est généralement due à des choses qui passent entre les mailles du filet ou à des personnes qui profitent de la situation lorsque personne ne les surveille. 

Selon la règle 10-10-80, 10% des personnes ne voleront jamais, 10% voleront toujours, et les 80% restants pourraient le faire, s'ils pensent pouvoir s'en tirer à bon compte.

C'est ce 80% qui est à l'origine de la plus grande partie du rétrécissement. Ce n'est pas par méchanceté, mais parce que l'occasion s'est présentée et que personne ne regardait.

C'est pourquoi une protection absolue ne se limite pas à un simple suivi des stocks. Il s'agit de disposer de systèmes qui voir ce qui se passe en temps réel, afin que vous puissiez agir avant que de petites pertes ne se transforment en pertes importantes.

Calcul de la freinte de stock :

• Déterminer l'inventaire enregistré.
• Déterminer l'inventaire réel.
• Calculer la différence entre le stock enregistré et le stock réel.
• Calculer le taux de rétrécissement.

Étape #1 : Déterminez l'inventaire enregistré : 

Avant de soulever une seule boîte ou de scanner un seul code-barres, arrêtez-vous. Vous devez déterminer ce que votre système indique être en stock.

L'inventaire consigné est l'enregistrement officiel, sur papier, de ce que vous êtes censé avoir en stock. Il s'agit de la première étape et elle est réalisée avant le début de tout processus de comptage de l'inventaire physique ou du cycle.

Si vous êtes gestionnaire d'inventaire, la première étape consiste à extraire le dernier rapport d'inventaire de votre système et à geler tous les mouvements de stock au cours de cet instantané afin d'en garantir l'exactitude. Pendant ce temps, l'administrateur de l'ERP vérifie que le rapport reflète des données propres et fiables, sans erreurs de synchronisation, entrées obsolètes ou UGS manquantes. Ces données proviennent généralement de :

• Systèmes de gestion des stocks (comme NetSuite, SAP, TradeGecko, etc.)
• Logiciel de comptabilité (comme QuickBooks, Xero).
• Registres physiques ou feuilles de calcul (dans les petites entreprises).

Étape #2 : Déterminer le stock réel :

L'inventaire réel est le décompte physique de ce qui se trouve réellement dans votre entrepôt, votre magasin ou votre vitrine. 

Cette étape intervient une fois que vous avez verrouillé les chiffres enregistrés et que vous avez interrompu les opérations. La plupart des entreprises le font pendant les heures creuses, les saisons creuses ou à la fin du trimestre.

C'est l'étape où tout est dévoilé : ce que votre système dit que vous avez et ce qui se trouve réellement sur vos étagères.

Vous êtes sur le point de découvrir la valeur du stock que vous avez en main après les pertes de stock, les freintes, les erreurs de lecture et les vols. Voici comment commencer à compter.

Divisez votre espace en zones. Répartissez les équipes :

Parcourez vos zones de stockage et divisez-les en zones logiques (par exemple, l'allée 1, l'étagère B, la section C de la réserve). Attribuez à une équipe ou à une personne une responsabilité claire pour chaque zone.

Utiliser des feuilles de comptage imprimées :

Vous pouvez utiliser une feuille de comptage imprimée, comme indiqué ci-dessus, ou scanner les colonnes du nom de l'article et de la quantité attendue à l'aide d'un appareil mobile, ou encore la télécharger vers une application d'inventaire mobile ou un outil de numérisation (tel que Sorte de, Zoho Inventoryou même Google Sheets sur les tablettes).

Comptez physiquement chaque objet :

Demandez à votre équipe de compter manuellement les articles physiques dans chaque lieu ou utilisez un scanner. Touchez-les, voyez-les, comptez-les et enregistrez-les directement sur la feuille ou l'appareil.

Geler les mouvements d'inventaire pendant le comptage. Pas d'entrée de produits. Aucun produit ne sort :

Interrompre temporairement l'exécution des commandes, la réception et les transferts pendant le comptage. Affichez des panneaux, informez l'équipe et limitez l'accès si nécessaire. Faites-en un élément non négociable.

Vérifier deux fois les UGS critiques, en particulier celles qui ont une grande valeur ou une forte rotation :

Une fois le premier comptage terminé, demandez à un superviseur ou à une deuxième équipe de recompter les articles à haut risque. Comparez les deux chiffres. En cas de divergence, enquêtez avant de finaliser les données.

Étape # 3 : Calculez la différence : 

Immédiatement après la finalisation de l'inventaire réel et de l'inventaire enregistré, vous soustrayez la valeur de l'inventaire réel de la valeur de l'inventaire enregistré.

Il faut le faire alors que tout est encore frais, que les données sont verrouillées et que les mouvements sont encore interrompus. Les gestionnaires de stocks et les équipes financières collaborent souvent à ce stade pour rapprocher les écarts et identifier la cause première des problèmes de stocks.

Étape #4 : Calculer le taux de rétrécissement :

Pour connaître votre taux de freinte, soustrayez le stock réel du stock enregistré.
Divisez ensuite ce nombre par le stock enregistré et multipliez par 100 pour obtenir le pourcentage.

Rétrécissement (%) = (stock enregistré - stock réel) ÷ stock enregistré × 100

Par exemple

Supposons que votre inventaire enregistré spectacles $10,000 de stock.
Mais en comptant, votre inventaire réel est seulement $9,200.

Rétrécissement = ($10 000 - $9 200) ÷ $10 000 × 100
= $800 ÷ $10 000 × 100 = 8%

Vos le taux de rétrécissement est de 8%Cela signifie que 8% de votre stock est manquant ou non comptabilisé.

Et bien que 8% soit élevé, même un petit pourcentage est important, surtout à grande échelle.

De l'inventaire au contrôle des pertes. Comment la technologie favorise-t-elle la précision des inventaires ?

• Lecteurs de cartes RFID et des lecteurs portables.
• Lecteurs de codes-barres et applications mobiles de comptage.
• Geofencing pour gérer les audits par zone.
• Outils de BI comme Power BI ou Tableau.
• L'IA pour surveiller les zones de comptage.
• la surveillance CCTV.
• La surveillance vidéo à distance.

Étiquettes RFID et lecteurs portables :

RFID (identification par radiofréquence) Les étiquettes sont de petites puces dotées d'antennes qui transmettent des données sur le produit lorsqu'elles sont scannées par un lecteur. Lecteurs RFID portables sont des appareils mobiles qui détectent ces étiquettes à l'aide d'ondes radio, même si les étiquettes sont hors de vue ou derrière un emballage.

Contrairement aux codes-barres, la RFID n'a pas besoin d'être visible, ce qui permet au personnel de scanner des dizaines, voire des centaines d'articles en quelques secondes, même à travers des boîtes ou sur des étagères. Cela signifie des contrôles de stock plus rapides, des audits plus faciles et une meilleure chance de détecter les articles manquants ou mal placés avant qu'ils ne deviennent un problème. En étiquetant les produits et en les scannant au fur et à mesure qu'ils se déplacent dans le magasin ou l'entrepôt, les équipes peuvent identifier rapidement les pertes et prendre les mesures qui s'imposent.

Comment les étiquettes RFID et les lecteurs portables facilitent le calcul de la démarque inconnue :

Produits de marquage à la réception ou en cours de fabrication.

Attribuer des données comme les UGS, les numéros de lot ou les emplacements.

Numériser avec des ordinateurs de poche sur les étagères, dans les bacs ou dans les entrepôts.

Scans de match avec le POS ou l'ERP pour repérer les lacunes.

Enquêter sur les problèmes : Définissez des alertes pour les articles à haut risque ou les zones de pertes répétées.

Scanners de codes-barres et applications mobiles de comptage :

Les lecteurs de codes-barres utilisent des lasers ou des caméras pour lire les codes-barres des produits (généralement des codes UPC ou QR).

Les applications de comptage mobile sont des outils numériques (sur téléphone ou tablette) qui permettent au personnel de scanner, de compter et de suivre les stocks en temps réel, et qui sont souvent intégrés aux systèmes d'inventaire ou de point de vente.

Les lecteurs de codes-barres et les applications de comptage mobile peuvent sembler élémentaires, mais ils constituent l'un des outils de première ligne les plus efficaces pour lutter contre la démarque inconnue. Ils comblent l'écart entre ce qui est enregistré et ce qui est réel, en détectant les erreurs, les mauvais comptages et les stocks manquants avant qu'ils ne se transforment en pertes plus importantes.

Comment les lecteurs de codes-barres et les applications de comptage mobile contrôlent-ils les pertes de stock ? 

Inventaire des étiquettes avec codes-barres

Numériser les éléments lors de la réception, du comptage ou du transfert

Scans de synchronisation vers des systèmes de point de vente ou d'inventaire

Repérer les lacunes en comparant les balayages aux comptages du système

Modèles de pistes dans le rétrécissement en fonction du temps ou du produit

Géofencing pour gérer les audits par zone :

Le géofencing ajoute une grande précision au contrôle des pertes en créant des limites virtuelles autour des zones d'inventaire à haut risque, telles que les entrepôts, les quais de chargement ou les zones d'entreposage.

Lorsque quelqu'un entre ou sort de ces zones, le système enregistre l'événement ou déclenche une alerte, ce qui permet aux équipes de savoir en temps réel qui a accédé à quoi et quand. 

Cela est particulièrement utile lors des comptages de cycles, des livraisons de fournisseurs ou des activités en dehors des heures de bureau, où la surveillance traditionnelle laisse souvent à désirer. En reliant les données de géofence aux journaux d'audit et aux séquences vidéo, les entreprises peuvent rapidement identifier les anomalies, combler les lacunes des processus et réduire la probabilité que des vols ou des erreurs humaines passent inaperçus.

Outils de BI tels que Power BI ou Tableau :

Outils de BI tels que Power BI et Tableau control les pertes en transformant des données éparses en informations claires et exploitables. Au lieu de réagir aux pertes une fois qu'elles se sont produites, les entreprises peuvent identifier des schémas tels que les magasins qui connaissent le plus d'écarts de stock, les produits qui manquent le plus souvent ou les moments où les pertes atteignent soudainement des sommets. Ces outils peuvent être utilisés à chaque étape :

• Quotidiennementpour des tableaux de bord et des alertes en temps réel.
• Hebdomadaire ou mensuelpour l'analyse des tendances et les rapports.
• Post-incidentLa Commission européenne a demandé à l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail d'enquêter sur les causes de la perte.
• Lors des auditsIl s'agit d'un processus qui consiste à étayer les décisions par des données.
• Pré-stratégieafin d'orienter une planification plus innovante.

Ces outils rassemblent tout : les données des points de vente, les journaux d'inventaire, les registres du personnel et même les horodatages des caméras dans un tableau de bord visuel. 

L'IA pour surveiller les zones de comptage :

L'IA se connecte directement à votre système d'inventaire ou d'ERP par le biais d'une API ou d'un logiciel intermédiaire. Elle fonctionne silencieusement en arrière-plan et analyse les signaux d'alerte tels que :

• Synchronisation des données retardée.
• Duplication des UGS.
• Les hausses inattendues des stocks.
• Inadéquation entre les bons de commande et le stock réel.

Lorsque quelque chose semble anormal, il envoie des alertes en temps réel à l'administrateur de votre ERP, qui n'a donc plus à attendre la fin du mois pour détecter les erreurs. L'IA les détecte au fur et à mesure qu'elles se produisent.

Surveillance par télévision en circuit fermé :

Même les experts en finance s'accordent à dire que la visibilité soutenue par la technologie est essentielle. En tant que Leslie SimmonsLe conseiller certifié avancé QuickBooks le dit lui-même :

C'est là que la surveillance intelligente entre en jeu. Elle ne se contente pas d'enregistrer. La vidéosurveillance alimentée par l'IA vérifie activement ce qui se passe sur le terrain.

La surveillance intelligente ne se contente pas d'enregistrer. La vidéosurveillance alimentée par l'IA vérifie activement ce qui se passe sur le terrain. Cette boîte a-t-elle été scannée ? Était-elle même là ? L'analyse vidéo intégrée détecte ce que les yeux humains pourraient manquer et vous alerte lorsque cela est le plus important.

Vous bénéficiez d'une visibilité en temps réel dans les moments critiques :

• Comptage des cycles.
• Avant et après les transferts.
• Audits trimestriels ou annuels.
• Lorsque des anomalies ou des schémas de rétrécissement apparaissent.

Dans notre dernier articleDans ce numéro, nous expliquons comment l'analyse vidéo peut améliorer chaque étape de la gestion des stocks. Du repérage des voleurs à l'étalage De la détection des vols internes au déclenchement d'alertes instantanées, la vidéo alimentée par l'IA vous permet de réagir avant que les petites pertes ne deviennent de gros problèmes.

Voici un bref résumé de son fonctionnement à tous les niveaux :

Cause de la perte de stock	Solution de surveillance Al
vol par les employés ;	La surveillance du comportement en temps réel avec Al permet de détecter les sous-caisses, les poches, les faux retours, etc. La reconnaissance faciale permet de relier les incidents à particuliers. Les cartes thermiques et le temps d'attente permettent de repérer les actions suspectes.
Erreurs administratives	Le système intégré de point de vente et de surveillance peut vérifier les actions par rapport aux enregistrements, en signalant les anomalies dans la numérisation, l'entrée des stocks ou le traitement des données. le flux de transactions.
Voler	La vidéo activée par Al détecte le flânage, la dissimulation d'objets ou le changement de sac. Elle alerte le personnel avant que le vol ne se produise. La reconnaissance des formes aide à identifier les récidivistes.
Fraude des fournisseurs	Al enregistre et fait correspondre les images de livraison aux factures. Toute différence de quantité ou de colis est immédiatement signalée. Plaque d'immatriculation Le suivi vérifie les entrées autorisées.
Dépréciation des stocks	Les caméras Al permettent de suivre l'utilisation des stocks internes dans les cuisines, les zones de service ou les zones de production. Toute déplétion non enregistrée est signalée en vue d'un contrôle. réconciliation.
Inexactitude du fournisseur	Al compare les stocks reçus (par vidéo et lecture de codes-barres) avec les bons de commande. Alertes automatiques en cas de divergences dans le comptage ou de l'état.
Marchandises endommagées	L'Al de reconnaissance d'objets détecte les produits tombés, malmenés ou bosselés lors de leur manipulation. Aide à documenter les dommages causés et le calendrier de l'obligation de rendre compte.
Erreurs humaines	La vidéosurveillance associée aux systèmes de point de vente permet d'identifier les erreurs de lecture, les articles manqués et la confusion du personnel aux caisses automatiques ou à la caisse. registres.
Gaspillage	Les capteurs de température et l'analyse vidéo détectent les problèmes de stockage et les premiers signes de détérioration. Les alertes permettent d'éviter les pertes.
Perte non attribuée	Al suit les mouvements de stock, y compris les échantillons, l'utilisation au bureau ou les cadeaux promotionnels. Il peut marquer des séquences de retrait d'articles inhabituels ou des images d'objets en cours d'utilisation. les stocks égarés.

Vidéosurveillance à distance :

Caméras à IA sont excellents pour détecter les mouvements et les comportements inhabituels, mais une action rapide est nécessaire lorsque quelque chose de suspect est détecté.

C'est là que surveillance vidéo à distance alimentée par l'IA intervient. Grâce à une équipe formée à la surveillance en direct, vous ne vous contentez pas d'enregistrer les événements, vous les stoppez dans leur élan. Vous obtenez :

• Intervention en direct lorsque quelque chose ne va pas.
• Des avertissements vocaux qui dissuadent les voleurs en temps réel.
• Alertes instantanées envoyées à votre équipe.
• Clips vidéo vérifiés à l'appui d'audits ou d'enquêtes.

En entrepôtsDans le cas d'un système d'alarme, une alarme est déclenchée dès que l'IA de la caméra détecte des comportements tels que des personnes s'approchant de stocks de grande valeur sans les scanner, l'entrée non autorisée dans des zones restreintes et une activité inhabituelle pendant les changements d'équipe ou en dehors des heures de travail. 

En les centres commerciauxL'IA détecte les acheteurs qui tournent régulièrement autour des mêmes rayons, cachent des articles dans des sacs, des poussettes ou des vêtements, ou utilisent des tactiques de distraction pour voler à l'étalage.

Contrairement à la vidéosurveillance de base, la télésurveillance vous permet de réagir sur le moment, et non pas une fois qu'il est trop tard. C'est une couche de sécurité plus intelligente qui protège les personnes, les produits et les profits.

Conclusion

Les pertes de stock se traduisent par des pertes de revenus, des ruptures de confiance et des opportunités manquées. Qu'il s'agisse d'un vol, d'une erreur humaine ou d'un problème technique, les causes sont souvent invisibles.

Mais il n'est pas nécessaire d'attendre la fin du trimestre pour se rendre compte que quelque chose n'a pas fonctionné.

Qu'il s'agisse de scans RFID, d'applications de codes-barres, de vidéosurveillance alimentée par l'IA ou de contrôle vidéo à distance, les outils d'aujourd'hui offrent une visibilité à chaque étape, et pas seulement après que la perte a eu lieu. Le bon système ne se contente pas de suivre votre inventaire. Il identifie vos points faibles, signale les problèmes potentiels et vous aide à réagir en temps réel.

Les pertes de stock existeront toujours. Mais avec la bonne technologie en place, vous n'avez plus à vous en préoccuper. Obtenez une Démonstration gratuite et découvrez comment la télésurveillance en direct peut vous aider à protéger votre entrepôt, votre magasin ou votre site en temps réel.