Vous avez parfois l'impression que des produits disparaissent sans que vous les ayez vendus ? Vous ne rêvez pas.
Cette perte invisible est appelée « perte de stock » et peut, sans que vous vous en rendiez compte, coûter à votre entreprise plus cher que vous ne le pensez.
Qu'il s'agisse de voleurs à l'étalage sournois, de vols internes ou de simples erreurs de scan, les pertes de stock constituent le facteur silencieux qui sape les bénéfices et que la plupart des entreprises sous-estiment. Elles se traduisent par des manquants, des données incohérentes et des déficits imprévus, et les coûts s'accumulent rapidement.
Dans cet article, nous expliquons en détail ce qu’est la démarque, comment la calculer et, surtout, comment les technologies actuelles, de la RFID aux applications mobiles en passant par la vidéosurveillance à distance, vous aident à la détecter.
Que vous gériez un entrepôt, un magasin ou un centre de distribution, voici un problème que vous pouvez anticiper.
Allons-y.
Qu'est-ce que la perte de stock ?
Le définition de la perte de stock c'est lorsque le stock figurant dans vos registres ne correspond pas à ce qui se trouve réellement sur vos rayons.
Les pertes peuvent prendre diverses formes, notamment des erreurs administratives, la détérioration des produits, des erreurs de la part des fournisseurs ou des incohérences dans les données. Cependant, en fin de compte, la cause la plus importante cause du rétrécissement reste un vol.
Les pertes peuvent prendre différentes formes, notamment des erreurs administratives, la détérioration des marchandises, des erreurs de la part des fournisseurs ou des incohérences dans les données. Les responsables d'entrepôt citent souvent les erreurs de localisation des stocks et les retards dans la mise à jour des systèmes comme causes courantes des écarts d'inventaire.
“ D'après les responsables d'entrepôt, les erreurs de stockage et les retards dans la mise à jour du système sont les causes les plus fréquentes des écarts d'inventaire. ”
Parfois, ce sont des voleurs à l'étalage. Souvent, ce sont des employés. D'autres fois, cela tient à des lacunes dans les livraisons des fournisseurs ou à des systèmes qui ne signalent pas les problèmes assez rapidement. Quelle qu'en soit la cause, les pertes de stock résultent généralement de négligences ou du fait que certaines personnes en profitent lorsque personne ne les surveille.
Selon la règle du 10-10-80, 10% des gens ne voleront jamais, 10% voleront toujours, et les 80% restants pourraient le faire s’ils pensent pouvoir s’en tirer à bon compte.
C'est ce 80% qui est à l'origine de la majeure partie du manque à gagner. Non pas par malveillance, mais parce que l'occasion se présentait et que personne ne surveillait.
C’est pourquoi une protection absolue ne se limite pas au simple suivi des stocks. Cela implique de disposer de systèmes qui voir ce qui se passe en temps réel, afin que vous puissiez agir avant que de petites pertes ne se transforment en pertes importantes.
Calcul des pertes de stock :
- Déterminer le stock enregistré.
- Déterminer le niveau réel des stocks.
- Calculer la différence entre le stock enregistré et le stock réel.
- Calculer le taux de retrait.
Étape #1 : Déterminer les stocks enregistrés :
Avant de soulever le moindre carton ou de scanner le moindre code-barres, arrêtez-vous. Vous devez vérifier ce que votre système indique comme étant en stock.
L'inventaire théorique est le relevé officiel, sur papier, des articles que vous êtes censé avoir en stock. Il s'agit de la première étape, qui est effectuée avant le début de tout inventaire physique ou de tout processus d'inventaire cyclique.
Si vous êtes responsable des stocks, la première chose à faire est d’extraire le dernier rapport d’inventaire de votre système et de geler tous les mouvements de stock au moment de cet instantané afin de garantir l’exactitude des données. Parallèlement, l’administrateur ERP vérifie que le rapport reflète des données propres et fiables, sans erreur de synchronisation, sans entrées obsolètes ni références manquantes. Ces données proviennent généralement :
- Systèmes de gestion des stocks (tels que NetSuite, SAP, TradeGecko, etc.)
- Logiciels de comptabilité (tels que QuickBooks, Xero).
- Registres papier ou tableurs (dans les petites entreprises).
Étape #2 : Déterminer le niveau réel des stocks :
L'inventaire réel correspond au décompte physique de ce qui se trouve effectivement dans votre entrepôt, votre réserve ou votre magasin.
Cette étape intervient une fois que vous avez validé vos chiffres comptables et suspendu vos activités. La plupart des entreprises procèdent ainsi en dehors des heures de travail, pendant les périodes creuses ou à la fin du trimestre.
C'est à cette étape que tout est mis au grand jour : ce que votre système indique que vous possédez et ce qui se trouve réellement sur vos étagères.
Vous êtes sur le point de connaître la valeur de votre stock disponible après avoir pris en compte les articles égarés, les pertes, les erreurs de scan et les vols. Voici comment vous pouvez commencer le comptage.
Divisez votre espace en zones. Répartissez les équipes :
Parcourez vos espaces de stockage et divisez-les en zones logiques (par exemple : allée 1, rayonnage B, section C de la réserve). Attribuez à chaque zone une équipe ou une personne à qui vous confierez des responsabilités claires pour cette zone.
Utilisez des fiches de comptage imprimées :
Vous pouvez utiliser une fiche d'inventaire imprimée, comme illustré ci-dessus, ou scanner les colonnes « Nom de l'article » et « Quantité prévue » à l'aide d'un appareil mobile, ou encore les importer dans une application mobile d'inventaire ou un outil de scan (tel que Sortly, Zoho Inventory, voire Google Sheets (sur tablette).
Comptez physiquement chaque article :
Demandez à votre équipe de compter manuellement les articles physiques présents dans chaque lieu ou utilisez un scanner. Touchez-les, observez-les, comptez-les et enregistrez-les directement sur la feuille ou l'appareil.
Suspendre les mouvements de stock pendant l'inventaire. Aucun produit n'entre. Aucun produit ne sort :
Suspendez temporairement le traitement des commandes, la réception des marchandises et les transferts pendant l'inventaire. Apposez des panneaux, informez l'équipe et limitez l'accès si nécessaire. Faites en sorte que cette mesure soit non négociable.
Vérifiez soigneusement les références clés, en particulier celles qui présentent une valeur élevée ou un taux de rotation important :
Une fois le premier décompte terminé, désignez un responsable ou une deuxième équipe pour procéder à un recomptage des articles à haut risque. Comparez les deux chiffres. En cas de divergence, menez une enquête avant de valider les données.
Étape # 3 : Calculez la différence :
Dès que les chiffres d'inventaire comptabilisés et réels sont définitivement établis, vous soustrayez la valeur réelle des stocks de la valeur comptabilisée.
Il est préférable de procéder à cette étape tant que tout est encore récent, que les données sont verrouillées et que les mouvements sont toujours suspendus. Les responsables des stocks et les équipes financières collaborent souvent à ce stade pour régulariser les écarts et identifier la cause première des problèmes de stock.
Étape #4 : Calculer le taux de retrait :
Pour calculer votre taux de perte, soustrayez le stock réel du stock enregistré.
Divisez ensuite ce chiffre par le stock enregistré et multipliez-le par 100 pour obtenir le pourcentage.
Perte de stock (%) = (Stock comptable – Stock réel) ÷ Stock comptable × 100
Par exemple
Imaginons que votre stock comptabilisé présente $10,000 valeur des actions.
Mais quand on y réfléchit bien, ton stock réel n'est que $9,200.
Perte de poids = ($10 000 – $9 200) ÷ $10 000 × 100
= $800 ÷ $10 000 × 100 = 8%
Votre le taux de retrait est de 8%, ce qui signifie qu'il manque 8% de votre stock ou que cette quantité n'est pas comptabilisée.
Et même si le chiffre de 8% est élevé, chaque petit pourcentage compte, surtout à grande échelle.
De l'inventaire à la gestion des pertes. Comment la technologie contribue-t-elle à la précision des stocks ?
Si vous êtes prêt à passer de l'identification du problème à sa résolution, consultez notre guide sur meilleures pratiques en matière de contrôle du rétrécissement.
- RFID étiquettes et lecteurs portables.
- Lecteurs de codes-barres et applications mobiles de comptage.
- Le géorepérage pour gérer les audits par zone.
- Des outils de BI tels que Power BI ou Tableau.
- L'IA chargée de surveiller les zones de comptage.
- Vidéosurveillance.
- La surveillance vidéo à distance.
Étiquettes RFID et lecteurs portables :
RFID (identification par radiofréquence) Les « tags » sont de petites puces dotées d'antennes qui transmettent les données relatives au produit lorsqu'elles sont scannées par un lecteur. Lecteurs RFID portables sont des appareils mobiles qui détectent ces étiquettes à l'aide d'ondes radio, même si celles-ci sont hors de vue ou dissimulées derrière un emballage.
Contrairement aux codes-barres, la technologie RFID n’a pas besoin d’être visible, ce qui permet au personnel de scanner des dizaines, voire des centaines d’articles en quelques secondes, même à travers des cartons ou sur des rayons. Cela se traduit par des inventaires plus rapides, des audits plus faciles et une meilleure capacité à détecter les articles manquants ou mal rangés avant qu’ils ne posent problème. En étiquetant les produits et en les scannant à mesure qu’ils circulent dans le magasin ou l’entrepôt, les équipes peuvent identifier rapidement les pertes et prendre des mesures immédiates.
Comment les étiquettes RFID et les lecteurs portables facilitent le calcul des pertes :
| Marquer les produits à la réception ou au cours de la fabrication. | Attribuer des données tels que les références, les numéros de lot ou les emplacements. | Numérisation à l'aide d'appareils portables sur les rayons, dans les bacs ou dans les réserves. | Comparaison des images numérisées avec un système de point de vente (POS) ou un progiciel de gestion intégré (ERP) pour identifier les lacunes. | Analyser les problèmes : vol, perte ou erreur ? Configurez des alertes pour les articles à haut risque ou les zones où les pertes sont fréquentes. |
Lecteurs de codes-barres et applications mobiles de comptage :
Les lecteurs de codes-barres utilisent des lasers ou des caméras pour lire les codes-barres des produits (généralement des codes UPC ou QR).
Les applications mobiles de comptage sont des outils numériques (sur téléphone ou tablette) qui permettent au personnel de scanner, de compter et de suivre les stocks en temps réel ; elles sont souvent intégrées à des systèmes de gestion des stocks ou de point de vente.
Les lecteurs de codes-barres et les applications mobiles d'inventaire peuvent sembler rudimentaires, mais ils constituent l'un des outils les plus efficaces sur le terrain pour lutter contre les pertes de stock. Ils comblent l'écart entre les données enregistrées et la réalité, en détectant les erreurs, les comptages erronés et les manquants avant qu'ils ne se transforment en pertes plus importantes.
Comment les lecteurs de codes-barres et les applications mobiles de comptage permettent-ils de limiter les pertes de stock ?
| Inventaire des étiquettes avec des codes-barres | Numériser des articles lors de la réception, du comptage ou du transfert | Synchronisation des analyses vers les systèmes de point de vente ou de gestion des stocks | Repérer les lacunes en comparant les résultats des analyses aux chiffres du système | Motifs de piste en termes de perte de volume liée au temps ou au produit |
Le géorepérage pour gérer les audits par zone :
Le géorepérage apporte un niveau de précision considérable à la gestion des pertes en créant des périmètres virtuels autour des zones de stockage à haut risque, telles que les entrepôts, les quais de chargement ou les zones de transit.
Lorsqu'une personne entre ou sort de ces zones, le système enregistre l'événement ou déclenche une alerte, offrant ainsi aux équipes une visibilité en temps réel sur les personnes qui ont accédé à quoi et à quel moment.
Cela s'avère particulièrement utile lors des inventaires tournants, des livraisons des fournisseurs ou des activités en dehors des heures de travail, où la surveillance traditionnelle présente souvent des lacunes. En associant les données de géorepérage aux journaux d'audit et aux enregistrements vidéo, les entreprises peuvent rapidement identifier les anomalies, combler les failles des processus et réduire le risque que des vols ou des erreurs humaines passent inaperçus.
Outils de BI tels que Power BI ou Tableau :
Outils de BI tels que Power BI et Tableau réduire les pertes en transformant des données éparses en informations claires et exploitables. Au lieu de réagir aux pertes une fois qu’elles se sont produites, les entreprises peuvent identifier des tendances, par exemple quels magasins présentent le plus d’écarts de stock, quels produits manquent le plus souvent ou à quel moment les pertes augmentent brusquement. Ces outils peuvent être utilisés à chaque étape :
- Quotidien, pour les tableaux de bord en temps réel et les alertes.
- Hebdomadaire ou mensuel, pour l'analyse des tendances et l'élaboration de rapports.
- Après l'incident, afin d'enquêter sur les causes de cette perte.
- Au cours des audits, afin d'étayer les décisions par des données.
- Stratégie préliminaire, afin de favoriser une planification plus innovante.
Ces outils regroupent toutes les informations : données des points de vente, registres de stock, dossiers du personnel et même les horodatages des caméras, le tout dans un tableau de bord visuel unique.
L'IA chargée de surveiller les zones de comptage :
L'IA se connecte directement à votre système de gestion des stocks ou à votre ERP via une API ou un middleware. Elle fonctionne discrètement en arrière-plan, à la recherche de signaux d'alerte tels que :
- Synchronisations de données retardées.
- Références en double.
- Des pics inattendus des stocks.
- Écarts entre les bons de commande et les stocks réels.
Dès qu'un élément semble anormal, le système envoie des alertes en temps réel à votre administrateur ERP, qui n'a donc plus besoin d'attendre la fin du mois pour détecter les erreurs. L'IA les repère dès qu'elles surviennent.
Vidéosurveillance :
Même les experts financiers s'accordent à dire que la transparence offerte par les technologies est essentielle. Comme Leslie Simmons, conseiller certifié avancé QuickBooks, l'explique ainsi :
C'est là qu'intervient la vidéosurveillance intelligente. Elle ne se contente pas d'enregistrer. La vidéosurveillance alimentée par l'IA vérifie en temps réel ce qui se passe dans la salle.
La vidéosurveillance intelligente ne se contente pas d'enregistrer. Grâce à l'intelligence artificielle, les caméras de vidéosurveillance vérifient activement ce qui se passe sur le terrain. Ce carton a-t-il été scanné ? Était-il même là ? L'analyse vidéo intégrée détecte ce que l'œil humain pourrait manquer et vous alerte au moment où cela compte le plus.
Vous bénéficiez d'une visibilité en temps réel lors des moments critiques, tels que :
- Inventaires tournants.
- Avant et après les transferts.
- Audits trimestriels ou annuels.
- Lorsque des anomalies ou des tendances de perte de stock apparaissent.
Dans notre dernier blog, nous expliquons comment l'analyse vidéo peut améliorer chaque étape de la gestion des stocks. De la détection les voleurs à l'étalage Qu'il s'agisse de détecter les vols internes ou de déclencher des alertes instantanées, la vidéosurveillance basée sur l'IA vous permet d'intervenir avant que de petites pertes ne se transforment en problèmes majeurs.
Voici un bref résumé de son fonctionnement à chaque étape clé :
| Cause du rétrécissement | Solution de surveillance Al |
|---|---|
| Vol commis par un salarié | La surveillance en temps réel des comportements grâce à l'IA permet de détecter les sous-enregistrements, les détournements de caisse, les faux retours, etc. La reconnaissance faciale permet de relier les incidents à les individus. Les cartes thermiques et le temps de séjour permettent de repérer les actions suspectes. |
| Erreurs administratives | Les systèmes intégrés de point de vente et de surveillance peuvent recouper les actions avec les registres, en signalant les anomalies lors de la lecture des codes-barres, de la saisie des stocks ou déroulement de la transaction. |
| Vol à l'étalage | La vidéo optimisée par l'IA détecte les personnes qui traînent, celles qui cachent des objets ou celles qui échangent leurs sacs. Elle alerte le personnel avant même qu'un vol ne se produise. La reconnaissance de schémas permet de identifier les récidivistes. |
| Fraude commise par un fournisseur | Al enregistre les données et recoupe les images de livraison avec les factures. Tout écart au niveau des quantités ou des colis est immédiatement signalé. Numéro d'immatriculation Le suivi permet de vérifier les entrées autorisées. |
| Épuisement des stocks | Les caméras Al surveillent l'utilisation des stocks en interne dans les cuisines, les zones de service ou les zones de production. Toute diminution non enregistrée est signalée pour réconciliation. |
| Inexactitude du fournisseur | Al compare les stocks reçus (via des vidéos et la lecture de codes-barres) aux bons de commande. Alertes automatiques en cas de divergences dans les quantités comptabilisées ou situation. |
| Marchandises endommagées | La reconnaissance d'objets Al détecte les produits tombés, mal manipulés ou cabossés lors de la manutention. Elle permet de consigner les dommages causés. et le délai prévu pour la reddition de comptes. |
| Erreurs humaines | La surveillance, associée aux systèmes de point de vente, permet de détecter les erreurs de lecture, les articles oubliés et les confusions du personnel aux caisses en libre-service ou registres. |
| Altération | Les capteurs de température et les outils d'analyse vidéo détectent les conditions de stockage inappropriées ou les premiers signes de détérioration. Les alertes permettent d'éviter les pertes. |
| Perte non attribuée | Al assure le suivi des mouvements de stock, qu'il s'agisse d'échantillons, de produits destinés à un usage interne ou de cadeaux promotionnels. Il peut signaler toute image montrant le retrait inhabituel d'un article ou stock égaré. |
Surveillance vidéo à distance :
Caméras dotées d'IA sont très efficaces pour détecter les mouvements et les comportements inhabituels, mais il est nécessaire d'agir rapidement dès qu'un élément suspect est repéré.
C'est là que Surveillance vidéo à distance c'est là qu'on intervient. Grâce à une équipe qualifiée qui surveille les événements en direct, vous ne vous contentez pas de les enregistrer, vous les stoppez net. Vous bénéficiez ainsi :
- Intervention en direct dès qu'un problème survient.
- Des avertissements vocaux qui dissuadent le vol en temps réel.
- Des alertes instantanées envoyées à votre équipe.
- Extraits vidéo vérifiés servant de support aux audits ou aux enquêtes.
Dans entrepôts, une alerte est déclenchée dès que l'IA de la caméra détecte des comportements tels que des personnes qui s'attardent près de marchandises de grande valeur sans les scanner, des entrées non autorisées dans des zones réglementées, ou encore des activités inhabituelles lors des changements d'équipe ou en dehors des heures d'ouverture.
Dans centres commerciaux, l'IA repère les clients qui tournent sans cesse autour des mêmes rayons, cachent des articles dans des sacs, des poussettes ou leurs vêtements, ou recourent à des manœuvres de diversion pour commettre des vols à l'étalage.
Contrairement à la vidéosurveillance classique, la surveillance à distance vous permet d'intervenir immédiatement, avant qu'il ne soit trop tard. Il s'agit d'un niveau de sécurité plus intelligent qui protège les personnes, les produits et les bénéfices.
Conclusion :
Les pertes de stock entraînent une perte de chiffre d'affaires, une perte de confiance et des opportunités manquées. Qu'il s'agisse de vol, d'erreur humaine ou de lacunes techniques, les causes sont souvent évidentes, mais passent inaperçues.
Mais vous n'avez pas besoin d'attendre la fin du trimestre pour vous rendre compte qu'un problème est survenu.
Des lecteurs RFID et applications de lecture de codes-barres aux systèmes de vidéosurveillance basés sur l'IA et à la surveillance vidéo à distance, les outils actuels offrent une visibilité à chaque étape, et pas seulement une fois que le sinistre s'est produit. Un système adapté ne se contente pas de suivre votre stock. Il identifie vos points faibles, signale les problèmes potentiels et vous aide à réagir en temps réel.
Les pertes de stock existeront toujours. Mais avec les technologies adaptées, elles ne doivent pas pour autant vous paralyser. Optez pour une démo gratuite et découvrez comment la surveillance à distance en direct peut vous aider à protéger votre entrepôt, votre magasin ou votre site en temps réel.
